人を減らす前に、なくす仕事を決める

削減目標から必要な仕事を消さない

人件費を下げたいとき、現在の人数から削減人数を引くと、残った人へ同じ仕事を配る設計になりやすい。先に決めたいのは、どの顧客へ、どのサービスを、どの品質で提供し続けるか。その条件に必要な仕事を積み上げる。

業務を減らしても、特定の時間帯に対応が集中したり、確認者だけが不足したりすれば、配置をそのまま減らせるとは限らない。月の合計時間と同時に、時間帯、必要技能、承認の待ちを見て、減った負荷がどこにあるか確かめる。

業務一覧に「誰が使うか」を加える

棚卸しには、仕事名、受け取る人、使う判断、頻度、期限、処理時間、必要な根拠を記録する。「以前から続けている」だけの仕事は確認対象になる。ただし、利用先が見えないことと、不要なことは同じではない。監査、契約、異常検知などに使われる可能性を受け手へ確認する。

廃止を、取り戻せる範囲で確かめる

社内報告を仮の例にする。4人が1日30分、月20営業日使っていれば、作成工数は月40時間になる。これは設定値による計算例で、給与40時間分の現金が減る意味ではない。受け手が何を判断しているかを確かめ、必要な数値だけを既存画面で見られるなら、報告の作り直しを止める案がある。

試行時は、停止する対象と期間、異常が起きた際の連絡、再開する条件を決める。法定の記録や契約上必要な業務を、利用者が少ないという理由だけで止めない。試行後に残業や問い合わせが増えていないかを確認し、別部署へ仕事が移っただけなら、その時間も集計する。

移行中の仕事を費用へ入れる

標準化や外注には、説明、入力整理、成果確認、やり直しが発生する。これらを現場の通常業務へ無制限に上乗せすると、完成後の削減計画より先に運営が詰まる。移行期間中に止める仕事、残す担当、変更後の費用が始まる月を分けて見積もる。

仕事を減らす設計と雇用条件の変更は別に確認する。厚生労働省は、労働条件の変更について合意や就業規則の変更に関するルールを整理している。厚生労働省「労働契約に関する法令・ルール」 本稿の工数表だけでは、個別の人事措置の適法性は判断できない。

続ける方が安い場合も比較に残す

作業量が小さく、移行費用が大きく、近く事業を終了するなら、現行運用を続ける案が合理的な場合もある。逆に毎月の資金流出を止める期限が迫るなら、サービスを絞る判断を先に置く必要がある。自動化の完成を待つだけが選択肢ではない。

最終的な配置は、減った仕事、残す品質、忙しい時間帯、欠勤時の代替まで確認して決める。削減する人数を先に正解にすると、この確認が目標を正当化する資料作りになる。業務を変えた結果から、必要な体制を更新する。